Tulisan: Drs. Zainul Arifin, MBA
Dewan Pengawas Syariah
Dewan Pengawas Syariah (DPS) adalah badan independen yang ditempatkan oleh Dewan Syariah nasional (DSN) pada bank. Anggota DPS harus terdiri dari para pakar di bidang syariah muamalah yang juga memiliki pengetahuan umum bidang perbankan. Persyaratan anggota DPS ditetapkan
oleh DSN.
Dalam pelaksanaan tugas sehari-hari, DPS wajib mengikuti fatwa DSN yang merupakan otoritas tertinggi dalam mengeluarkan fatwa mengenai kesesuaian produk dan jasa bank dengan ketentuan dan prinsip syariah.
Tugas utama DPS adalah mengawasi kegiatan usaha bank agar tidak menyimpang dari ketentuan dan prisnip syariah yang telah difatwakan oleh DSN. Selain itu DPS juga mempunyai fungsi :
(1) sebagai penasehat dan pemberi saran kepada direksi, pimpinan Unit Usaha Syariah dan pimpinan kantor cabang syariah mengenai hal-hal yang terkait dengan aspek syariah.
(2) Sebagai mediator antara bank dan DSN dalam mengkomunikasikan usul dan saran pengembangan produk dan jasa dari bank yang memerlukan kajian dan fatwa dari DSN.
(3) Sebagaii perwakilan DSN yang ditempatkan pada bank. DPS wajib melaporkan kegiattan usaha serta perkembangan bank syariah yang diawasinya kepada DSN sekurang-kurrangnya satu kali dalam setahun. Bank yang akan membentuk DPS dalam rangka perubahan kegiatan usaha atau membuka kantor cabang syariah untuk pertama kalinya dapat menyampaikan permohonan penempatan anggota DPS kepada DSN.
Dewan Syariah Nasional.
Dewan Syariah Nasional (DSN) merupakan bagian dari Majelis Ulama Indonesia (MUI) yang bertugas menumbuh kembangkan penerapan niilai-nilai syariah dalam kegiatan perekonomian pada umumnya dan sektor keuangan pada khususnya, termasuk usaha bank, asuransi dan reksadana.
Anggota DSN terdiri dari para ulama, praktisi dan pakar dalam bidang-bidang yang terkait dengan perekonomian dan syariah muamalah. Anggota DSN ditunjuk dan diangkat oleh MUI untuk masa bakti 4 tahun. DSN merupakan satu-satunya badan yang mempunyai kewenangan mengeluarkan fatwa atas jenis-jenis kegiatan, produk dan jasa keuangan syariah serta mengawasi penerapan fatwa dimaksud oleh lembaga-lembaga keuangan syariah di Indonesia. Disamping itu DSN juga mempunyai kewenangan untuk :
(1) memberikan atau mencabut rekomendasi nama-nama yang akan duduk sebagai anggota DPS pada satu lembaga keuangan syariah.
(2) Mengeluarkan fatwa yang mengikat DPS di masing-masing lembaga keuangan syariah dan menjadi dasar tindakan hukum fihak terkait.
(3) Mengeluarkan fatwa yang menjadi landasan bagi kettentuan yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang, seperti Bank Indonesia dan BAPEPAM.
(4) Memberikan peringatan kepada lembaga keuangan syariah untuk menghentikan penyimpangan dari fatwa yang telah dikeluarkan oleh DSN.
(5) Mengusulkan kepada pihak yang berwenang untuk mengambil tindakan apabila peringatan tidak diindahkan.
Unit Usaha Syariah.
Kantor-kantor cabang dari bank umum konvensional pada dasarnya merupakan unit yang mempunyai karaktteristik kegiatan usaha yang berbeda, serta mempunyai pencatatan dan pembukuan yang terpisah dari kantor-kantor konvensionalnya. Oleh karena itu dibutuhkan suatu unit kerja khusus yang disebut Unit Usaha Syariah (UUS) yang berfungsi sebagai kantor induk dari seluruh kantor cabang syariah. Unit tersebut berada di kantor pusat bank dan dipimpin oleh seorang anggota direksi atau pejabat satu tingkat di bawah direksi. Secara umum tugas UUS mencakup :
(1) mengatur dan mengawasi seluruh kegiatan kantor cabang syariah.
(2) Melaksanakan fungsi treasury dalam rangka pengelolaan dan penempatan dana yang bersumber dari kantor-kantor cabang syariah.
(3) Menyusun laporan keuangan konsolidasi dari seluruh kantor-kantor cabang syariah.
(4) Melaksanakan tugas penata-usahaan laporan keuangan kantor-kantor cabang syariah.
Perencanaan organisasi.
Perencanaan organisasi bank adalah pengelompokan yang logis dari kegiatan-kegiatan bank, menurut hasil yang ingin dicapai yang menunjukkan dengan jelas tanggung jawab dan wewenang atas suatu tindakan. Misalnya seseorang yang memberikan pembiayaan harus bertangung-jawab untuk menagih untuk menyelesaikannya, karena pemberian pembiayaan itu bukanlah tujuan. Prinsip ini berlaku untuk seluruh level pada organisasi bank. Tugas, wewenang dan tanggung jawab setiap posisi dalam organisasi harus dirumuskan dengan jelas, sehingga tanggung jawab (accountability) untuk hasil akhirnya dapat diukur dengan mudah. Namun demikian pengelompokan fungsi-fungsi itu harus ditetapkan secara hati-hati, karena pengelompokan yang terlalu ketat juga mengandung kelemahan, misalnya kebutuhan tenaga manajerial yang berlebihan, masalah komunikasi internal dan sebagainya. Disamping itu organisasi bukanlah sesuatu yang bersifat tetap, yang selalu dan selamanya tepat dan benar, karena akan selalu dipengaruhi oleh tempat, waktu, tujuan, manusia serta teknologi pendukungnya. Oleh karenanya organisasi haruslah fleksible, agar selalu dapat menyesuaikan diri dengan variable-variable tersebut.
Struktur organisasi tergantung pada besar-kecilnya bank (bank size), keragaman layanan yang ditawarkan, keahlian personilnya dan peraturan-peraturan perundangan-undangan yang berlaku. Tidak ada acuan baku bagi penyusunan struktur organisasi bagi bank dalam segala situasi kebutuhan operasinya. Bank mengorganisasikan fungsi-fungsinya untuk melayani nasabahnya atau menempatkan karyawan yang ada atau karyawan baru sesuai dengan bakat dan kemampuannyanya. Struktur organisasi setiap bank berikut tanggung jawab dan wewenang para pejabatnya bervariasi satu sama lain. Oleh karena itu struktur organisasi mencerminkan pandangan manajemen tentang cara yang paling efektive untuk mengoperasikan bank.
Beberapa pendekatan yang lazim dalam menetapkan organisasi bank adalah sebagai berikut :
· Pendekatan fungsional
Pendekatan tradisional dalam menyusun organisasi bank adalah melalui pengintergrasian fungsi-fungsi. Biasanya fungsi-fungsi itu ditetapkan berdasarkan aktivitas-aktivitas yang tergambar dalam neraca, seperti pembiayaan, investasi, kas, penerimaan dana-dana. Pada bank dengan layanan tradisional, struktur organisasinya terbagi dalam tiga fungsi dasar yaitu (1) fungsi pembiayaan, (2) fungsi operasi dan (3) fungsi investasi. (lebih lengkap, download artikel) Sejalan dengan perkembangannya fungsi-sungsi tersebut dapat dibagi-bagi lagi dalam beberapa kegiatan. Dalam perbankan syariah, fungsi pembiayaan dapat dibagi dalam pembiayaan piutang (debt financing) berdasarkan prinsip jual-beli (murabahah, salam atau istishna), atau sewa-beli (ijarah), pembiayaan modal (equity financing) berdasarkan prinsip mudharabah (trustee financing) atau musyarakah (jount venture profit sharing). Fungsi operasi dapat dibagi dalam tellers, pembukaan rekening (opening new account), penerimaan simpanan (deposit), pemrosesan simpanan (deposit) dan layanan yang berkaitan dengan simpanan (deposit related services) seperti pemindah – bukuan, pengiriman uang (money transfer), inkaso (collections), pembayaran tagihan (bill paying) dan lain, komputer service dan akuntansi, personalia dan sundries.
Pada bank kecil biasanya Direktur Utama menangani portfolio investasi, sedangkan cash management ditangani oleh Direktur Operasi, karena berhubungan dengan pemeliharaan cadangan wajib (primary reserve). Pada bank yang lebih besar pengelolaan portfolio investasi (secondary reserve) dan pengelolaan kas (primary reserve) dikombinasikan dan dipusatkan dalam satu fungsi, karena biasanya fluktuasi dana-dana lebih tinggi dari pada bank yang lebih kecil.
· Pendekatan Pasar
Perbankan telah mengembangkan berbagai produk yang merupakan kombinasi dari beberapa kegiatan dasar dalam satu paket, untuk memperooleh keuntungan dan pendapatan fee. Produk dasar dari bank meliputi:
- produk-produk pembiayaan (financing),
- produk-produk operasional yaitu produk dana dan pemindahan dana (deposit related services) serta layanan lain (non deposit functions) seperti safekeeping dan data processing
- produk-produk investasi (sertifikat pasar uang, wali amanat)
Produk-produk itu menghasilkan penciptaan paket-paket produk termasuk paket-paket layanan yang berkaitan dengan jasa keuangan (interrelated financial services) untuk menarik para investor.
Dewasa ini kecenderungan yang ada di dalam organisasi bank adalah suatu konsep hubungan perbankan (relationship banking). Konsep ini mengkaitkan usaha penawaran paket jasa-jasa yang dipakai oleh tipe nasabah tertentu ke dalam struktur organisasi bank yang dingggap merupakan cara terbaik untuk penyampaian peket-paket layanan perbankan. Ada tiga kelompok besar dari nasabah, yaitu retail, wholesale, dan trust. Perbankan retail didifinisikan sebagai pasar nasabah yang terdiri dari para konsumer. Perbankan wholesale meliputi corporate, institutional (correspondent banking) dan lembaga-lembaga pemerintah. Bukan hanya nasabah konsumer dan korporat yang memerlukan layanan perbankan. Bank juga memerlukan layanan perbankan. Bank kecil biasanya hanya sebagai renpondent sedang bank besar bertindak sebagai correspondent bank. Tabel dibawah ini adalah contoh identifikasi produk dan jasa-jasa perbankan yang ditawarkan secara terintegrasi kepada masing-masing tipe nasabah (lebih lengkap, download artikel). · Fungsi Staf
Bagan struktur organisasi seperti digambarkan di atas adalah organisasi lini (line function organization). Sebagaimana diuraikan dalam awal bab ini, prinsip musyawarah sangat dianjurkan dalam organisasi yang berdasarkan prinsip syariah. Oleh karena itu di dalam proses perumusan kebijakan, pengambilan keputusan perlu dilakukan secara musyawarah. Untuk keperluan tersebut, disamping organisasi lini seperti digambarkan diatas dapat dibentuk wadah yang menjalankan fungsi staf. Biasanya dalam organiasi bank juga terdapat beberapa komite, seperti komite anggaran (budget committee), komite kebijakan pembiayaan (committee of financing policy), Komite pemutus pembiayaan (financing committee), komite aset & liabilitas atau Assets & liability committee (ALCO), komite personalia (personnel committee) dan lain-lain. Komite-komite tersebut biasanya beranggotakan para officer senior dari berbagai bidang dipimpin oleh direksi. Apabila keputusan telah diambil, maka adalah menjadi tugas dan tanggung jawab pejabat lini untuk melaksanakan keputusan-keputusan itu sebagaimana mestinya.
· Struktur Personalia
Struktur organisasi bank melibatkan berbagai tingkat wewenang dan tanggung jawab. Bank harus mempunyai Pengurus (board of Directors) dan manajemen. Bank juga membentuk beberapa komite yang terdiri dari para anggota direksi dan para personil yang terkait dalam tingkat manajemen.
Badan hukum bank-bank di Indonesia dapat berbentuk Perseroan Terbatas (PT) atau Koperasi. Sebagaimana telah digambarkan di atas, kekuasaan tertinggi dari organisasi berada pada Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) pada Perseroan Terbatas, atau Rapat Anggota (RAT) pada Koperasi. Untuk melaksanakan kekuasaan organisasi, RUPS atau RAT membentuk Dewan Komisaris dan Direksi (pada PT) atau Dewan Pengawas dan Dewan Pengurus (pada koperasi). Disamping pada Bank Syariah, wajib pula dibentuk Dewan Pengawas Syariah (DPS).
Bank adalah badan usaha yang sangat diatur keberadaan dan aktivitasnya oleh hukum dan peraturan perundang-undangan (highly regulated). Sebelum diputuskan oleh RUPS atau RAT para calon anggota Dewan Komisaris dan Direksi harus terlebih dahulu mendapatkan persetujuan dari Bank Indonesia selaku bank sentral setelah melalui proses penelitian integritas dan kompetensi (fit and propre test). Sedang para calon anggota DPS harus terdiri dari para pakar di bidang syariah muamalah yang ditunjuk oleh Dewan Syariah Nasional (DSN).
(c) Pengawasan
Kelancaran operasi bank adalah kepentingan utama bagi manajemen puncak (top management). Melalui pengawasan para manajer dapat memastikan tercapai atau tidaknya harapan mereka. Pengawasan juga dapat membantu mereka mengambil keputusan yang lebih baik.
Kata pengawasan dipakai sebagai arti harfiah dari kata controling. Dengan demikian pengertian pengawasan meliputi segala kegiatan penelitian, pengamatan dan pengukuran terhadap jalannya operasi berdasarkan rencana yang telah ditetapkan, penafsiran dan perbandingan hasil yang dicapai dengan standar yang diminta, melakukan tindakan koreksi penyimpangan, dan perbandingan antara hasil (output) yang dicapai dengan masukan (input) yang digunakan.
Proses pengawasan
Dari pengertian di atas maka menurut prosesnya, pengawasan meliputi kegiatan- kegiatan sebagai berikut :
a. Menentukan standar sebagai ukuran pengawasan.
b. Pengukuran dan pengamatan terhadap jalannya operasi berdasarkan rencana yang telah ditetapkan.
c. Penafsiran dan perbandingan hasil yang dicapai dengan standar yang diminta.
d. Melakukan tindakan koreksi terhadap penyimpangan.
e. Perbandingan hasil akhir (outout) dengan masukan (input) yang digunakan.
a. Menentukan standar.
Dalam kegiatan pengawasan, yang pertama kali harus dilakukan adalah menentukan standar yang menjadi ukuran dan pola untuk melaksanakan suatu pekerjaan dan produk yang dihasilkan. Standar itu harus jelas, wajar, obyektif sesuai dengan keadaan dan sumber daya yang tersedia.
Setiap bank mungkin mempunyai sistim pengawan yang berbeda-beda. Namun demikian harus tetap dapat diidentifikasikan adanya unsur-unsur pengawasan yang lazim terdapat pada semua sistem yang baik.
- Standar hendaklah merupakan prestasi yang dapat diukur, baik bersifat keuangan maupun noon keuangan, misalnya standar perputaran pegawa (labour turnover).
- Prestasi yang dicapai hendaklah diibandingkan dengan standar.
Misalnya, Jika standar biaya telepon telah ditetapkan ditetapkan, maka realisasi biaya telepon harus dibandingkan dengan standar biaya itu. Kemudian dianalisis untuk menjelaskan deviasinya dengan standar.
- Deviasi antara prestasi yang terjadi dengan standar prestasi yang ditetapkan harus merupakan isyarat akan perlunya koreksi atau perbaikan guna mencegah terjadinya deviasi yang lebih besar di kemudian hari.
- Standar itu sendiri harus pula dievaluasi secara berkala untuk memungkinkan perbaikannya. Jika perlu dengan membuat standar-standar baru bagi unsur-unsur relevan bagi manajemen, yang sebelumnya tidak diukur.
Standar-standar itu dapat ditetapkan dengan menggunakan dua cara yaitu didasarkan pada data periode sebelumnya atau didasarkan atas tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.
Untuk keperluan analisis standar-standar itu dapat ditetapkan dengan menggunakan ratio-ratio. Misalnya trend hubungan antara penghasilan dengan biaya-biaya yang dikeluarkan. Hal ini lebih bermakna dari pada masing-masing item itu diukur secara sendiri-sendiri. Misalnya kerugian investasi meningkat secara absolut, tetapi bila dibandingkan dengan meningkatnya volume investasi rationya lebih kecil. Maka dapat dikattakan bahwa ratio kerugian itu membaik. Contoh lain adalah market share (porsi pasar). Boleh jadi perkembangan dana bank secara absolut meningkat. Tetapi bila dibandingkan dengan perkembangan dana-dana perbankan secara keseluruhan ternyata share nya menurun. Ini dapat berarti bahwa daya saing bank itu menurun.
b. Pengukuran dan pengamatan terhadap jalannya operasi.
Pelaksanaan kegiatan operasional harus selalu diawasi dengan cermat. Untuk keperluan tersebut harus pula dibuat catatan (record) sebagai laporan perkembangan proses manajemen. Berdasarkan catatan itu hendaknya dilakukan pengukuran prestasi, baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Hasil evaluasi itu dijadikan bahan laporan untuk dievaluasi lebih lanjut.
c. Penafsiran dan perbandingan hasil yang dicapai dengan standar yang diminta.
Prestasi pekerjaan harus diberikan penilaian dengan memberikan penafsiran, apakah sesuai dengan standar, sejauh mana terdapat penyimpangan dan apa saja faktor-faktor penyebabnya.
d. Tindakan koreksi terhadap penyimpangan.
Tindakan koreksi, selain untuk mengetahui adanya kesalahan, juga menerangkan apa yang menyebabkan terjadinya penyimpangan dan memberikan cara bagaimana memperbaikinya agar kembali kepada standar dan rencana yang seharusnya.
Tindakan koreksi sangat perlu dan harus dilakukan, agar jangan berlarut-larut, karena dapat menimbulkan kerugian yang lebih besar.
e. Perbandingan hasil (output) dengan masukan (input).
Setelah proses pelaksanaan pekerjaan selesai segera diberikan pengukuran dengan membandingkan hasil yang diperoleh dengan sumber daya digunakan serta standar yang ditetapkan. Hasil pengukuran ini akan memperlihatkan tingkat efisiensi kerja dan produktifitas sumber daya yang ada, dan dapat digunakan sebagai :
- standar dari harga pokok untuk menentukan harga jual (pricing)
- menentukan tinggi-rendahnya efisiensi
- sebagai bahan ukuran bagi penyusunan rencana yang baru.
Sistem Informasi Manajmen.
Laporan-laporan yang dihasilkan dari proses pengawasan itu harus disusun dalam suatu format yang sistematis, agar dapat dengan segera dan mudah digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan secara cepat dan tepat.
Kemajuan teknologi informasi telah memungkinkan sistem informasi manajemen memiliki kesanggupan memberikan berbagai jenis informasi dengan cepat dan akurat serta memberikan fleksibilitas dalam cara penyajiannya. Melalui laporan ini para manajer dapat memperoleh informasi atau data yang tidak termuat dalam laporan reguler, yang dibutuhkan untuk menghadapi keadaan tertentu.
Program Audit Internal.
Pada dasarnya para manajer puncak (top management) merupakan pengawas tertinggi bagi seluruh bawahannya. Untuk memudahkan pelaksanaan fungsi pengawasan ini setiap organisasi perusahaan besar selalu mengadakan suatu badan khusus (special staff) dengan program audit internal yang oleh Bank Indonesia disebut SKAI (Satuan Kerja Audit Internal).
Unsur dasar dari program audit internal adalah meliputi verifikasi aktiva dan pasiva, memastikan keseksamaan ayat-ayat penghasilan dan biaya, memastikan kebenaran pelaksanaan prosedur bank yang telah ditetapkan dan memberikan saran-saran perbaikan cara-cara pelaksanaan operasional.
Program audit internal ini harus terus berlanjut, artinya harus dilakukan secara terus-menerus. Pada dasarnya audit internal melakukan dua pola pemeriksaan yaitu pemeriksaan pasif melalui pemantauan laporan-laporan yang ada dan pemeriksaan aktif melalui penyelenggaraan kegiatan audit di tempat (on the spot) bagian-bagian tertentu dari bank tersebut.
Tanggung jawab internal audit adalah besar, untuk memberikan keyakinan kepada para nasabah, tentang kebijakan proteksi kepentingan mereka. Program audit internal yang ketat merupakan salah satu alat utama untuk memberikan keyakinan ini.
Peraturan Bank Indonesia dewasa ini telah mengarah kepada pelaksanaan pola multi leyer control. Setiap bank harus memiliki seorang direktur kepatuhan (complience director) yang bertugas memastikan bahwa segala keputusan dan tindakan manajemen tidak melanggar ketentuan hukum dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Penunjukan Kepala SKAI oleh direksi harus disetujui oleh Dewan Audit yang dibentuk oleh Dewan Komisaris bank. Demikian pula rencana kerja tahunan SKAI harus pula mendapat persetujuan dari Dewan Audit. Tugas Dewan Audit adalah memastikan bahwa mekanisme pengawasan internal bank berjalan dengan baik.
Sebagai pedoman operasional dan alat pengawasan, bank dan kantor cabang syariah wajib memiliki buku-buku pedoman kerja mengenai kegiatan operasional bank syariah, yang antara lain berupa :
(1) Buku pedoman pengimpunan dana;
(2) Buku pedoman pembiayaan;
(3) Buku pedoman pengelolaan dana
(4) Buku pedoman kegiatan jasa perbankan lainnya;
(5) Buku pedoman standar perhitungan bagi hasil;
(6) Buku pedoman sistim kas/teller;
(7) Buku podoman lainnya sesuai dengan kebutuhan.
Buku-buku pedoman tersebut memuat hal-hal mengenai prinsip syariah, prinsip kehati-hatian, organisasi dan manajemen masing-masing kegiatan usaha, prosedur kerja, administrasi dan dokumentasi, serta pengawasan dan penyelesaian masalah yang dihadapi.
